La gestion du portefeuille IT pour les entreprises agiles
Si l’agilité trouve tout son sens dans la gestion des projets de petites équipes, son application dans un cadre plus global de pilotage reste encore assez rare. La tradition des ‘cycles en V’ et de l’organisation en silos ne se bouscule pas si facilement, sans compter les contraintes réelles des processus budgétaires et des calendriers à base de jalons fermes. Cependant, la question se pose aujourd’hui non seulement de la mise en place de l’agilité à l’échelle mais aussi de la gestion de portefeuille en mode agile.
La gestion de portefeuille en mode agile passe par une prise de décision au plus près des équipes pour favoriser la qualité de mise en œuvre mais pas seulement. Il s’agit aussi de :
- Alignement de la stratégie d’investissement avec la stratégie de l’entreprise : pour s’assurer que l’ensemble du portefeuille est aligné et budgété afin de créer et de maintenir les solutions nécessaires à l’atteinte des objectifs de l’entreprise.
- Gouvernance Lean : pour mieux déployer les projets, favoriser l’amélioration continue et réduire les gaspillages et les tâches inutiles en s’appuyant sur des éléments mesurables avec des indicateurs de suivi permettant d’évaluer la valeur ajoutée de chaque développement la gestion du portefeuille.
Gestion du portefeuille en mode agile : que faut-il en attendre ?
La Gestion du Portefeuille en mode agile permet une vision globale des projets de développement, véritable cartographie des investissements IT ainsi que leur état d’avancement, et facilite les prises de décision pour mieux s’adapter au marché et aux évolutions de stratégie.
Les bénéfices sont nombreux et notamment :
- Une visibilité plus grande des projets
- Une planification exacte à court terme
- Une transparence dans l’arbitrage et l’allocation des budgets
- Une valorisation des projets SI
- Une hiérarchisation des priorités au regard des enjeux avec une souplesse d’adaptation au changement
- Une gestion des ressources et une optimisation des charges de travail
Plutôt qu’un travail analytique macro, on s’attache à comparer les éléments concrets du portefeuille.
Prendre en compte tous les processus permet d’envisager les problèmes opérationnels liés et donc d’anticiper les éventuels retards. De plus, la mise à plat de vos technologies permet de constater la surcharge, la duplication inutile ou l’obsolescence de certaines. Cela peut avoir à la fois une incidence sur le budget mais aussi sur l’efficacité de votre projet.
Facteurs clés de succès
Embarquer l’ensemble des acteurs métiers pour une vision complète des besoins.
Rationaliser les processus et privilégier des objectifs et des indicateurs démontrant une réelle valeur ajoutée permettant une analyse plus fine des coûts et des bénéfices.
Itérer : c’est le principe même de l’agilité qui permet de s’adapter rapidement aux évolutions du marché. Cela parait logique de faire des ajustements de portefeuille pour tenir compte de l’environnement métier et technologique.
Prioriser : là encore, il faut donner la priorité au client et opter pour des cycles plus courts de révision et d’ajustement du portefeuille et remettre sur le haut du panier une idée qui n’avait pas été prise en compte lors de la revue annuelle mais qui prend tout son sens à un moment donné.
Tenir compte des feedbacks clients : cela ne peut pas faire de mal d’ajouter une dimension plus humaine à la gestion de portefeuille comme la collaboration, la communication, les perceptions et les degrés de satisfaction des clients.
Faire des choix : il faudra peut-être même parfois renoncer à un projet historique moins prioritaire pour prendre le virage du digital et témoigner de l’engagement de l’organisation dans cette voie.
Par où commencer ?
- Une phase d’inventaire : centralisation des informations de vos applications (description, qualité, quantité, coût, technologie et cycle de vie),
- Une phase d’évaluation : mesurer la valeur métier (conditions techniques, risques, sécurité technique et coût),
- Une phase d’évolution : imaginer les scénarios futurs.
Une fois chaque projet défini, il vous sera plus facile d’orienter votre stratégie de développement, de hiérarchiser vos objectifs et de livrer vos produits et services en temps voulu.
Il s’agit d’établir un scoring, une évaluation de la valeur de chaque application ainsi que les risques encourus. En prenant en compte les indicateurs de pilotage, cet inventaire devient un véritable dispositif d’arbitrage qui permet de sélectionner les applications à développer, arrêter ou à faire évoluer. La comparaison de ces scores permet de constater la valeur ajoutée de chaque développement et donc de prioriser vos projets
L’avantage d’un portefeuille bien conçu dès le départ permet une mise à jour régulière beaucoup plus aisée.
Une mise à plat préliminaire de vos développements actuels et envisagés, qui peut sembler fastidieuse, vous permettra de mieux cibler les opportunités et menaces qui se présentent. Cela vous permettra également de fixer des objectifs stratégiques et pertinents, d’économiser en temps de production et en coût de développement.
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De nouvelles formes de gestion de portefeuille mieux adaptées aux entreprises qui se veulent agiles voient le jour. Certaines, comme le Scaled Agile Framework (SAFe) permettent de déployer l’agilité à grande échelle.
SAFe est un ensemble de principes intégrés, d’approches, de schémas d’organisation et de processus qui ont fait leur preuve. Ce framework ne se contente pas d’introduire des principes et des pratiques Agile, il intègre aussi les leçons de Lean, et de DevOps, et dans sa version 5.0, du Design Thinking au point de devenir le cadre de référence pour les grandes organisations.
