Alors que nous sommes confinés depuis 3 semaines et que la sortie n’est encore pas pour tout de suite, mais probablement pour le mois de mai, la consigne en vigueur demeure « Restez chez vous ». Certaines catégories professionnelles doivent néanmoins se déplacer pour assurer le fonctionnement du pays, à commencer par les professions de santé, les filières alimentaires et le transport associés. Saluons au passage leur engagement et leur dévouement exemplaire, parfois avec des risques pour leur santé, en particulier pour le personnel médical exposé de manière répétée au virus.

Lors des épisodes précédents, je vous expliquais comment j’avais pu organiser le télétravail avec RowShare et comment il était possible continuer à gérer au mieux l’activité à distance grâce aux outils collaboratifs de type Microsoft Teams ou Zoom.

Cependant, le télétravail n’est pas possible pour tous les métiers, et le gouvernement a déployé de ce fait un plan de soutien aux entreprises comprenant diverses mesures immédiates dont la possibilité étendue de recourir au chômage partiel (ou activité partielle dans le vocabulaire juridique).

Ainsi, toutes les entreprises dont l’activité est réduite du fait du coronavirus sont éligibles à condition de bien justifier les impacts et de respecter les règles et conditions spécifiques à ce dispositif. Nous vous invitons à consulter votre service juridique pour bien vérifier les règles susceptibles de s’appliquer dans votre secteur ou domaine.

En ce qui nous concerne, grâce au tableau d’organisation du télétravail, nous avons pu en 24h :

  • Avoir un focus du management sur les situations méritant attention,
  • Initier des échanges opportuns avec les clients,
  • Limiter autant que possible la perte d’activité,
  • Identifier les situations justifiant d’un recours au chômage partiel, en particulier lors que le client y avait recours, et devait appliquer aux prestataires ce qu’il appliquait à ses propres équipes.

Ainsi, la réduction d’activité chez certains de nos clients, par effet domino, nous a contraints de recourir au chômage partiel pour quelques collaborateurs impactés. Nous avons cependant limité cela au maximum, en réaffectant certains collaborateurs sur des tâches de fond, et en laissant aussi la liberté aux collaborateurs qui le souhaitaient de recourir à la prise de congés.

Sur ce sujet encore, RowShare, le tableau collaboratif édité par notre filiale logicielle, nous a beaucoup aidé à centraliser les informations et les mettre à jour en temps réel avec l’aide des directeurs concernés. Nous avons ainsi mis en place un tableau centralisé que nous avons alimenté au fur et à mesure, certaines décisions des clients tombant dans des calendriers différents, pour avoir la meilleure visibilité possible, et permettre ensuite la déclaration auprès de la DIRECCTE pour la demande d’indemnisation.

Voici à quoi ressemble ce tableau aujourd’hui, en anonymisant les données personnelles :

Chômage partiel

Ici, chaque directeur renseigne les informations de chômage partiel relative à ses collaborateurs et seules les personnes habilitées ont une vue consolidée et synthétique de l’ensemble des collaborateurs concernés par la mesure.

Ainsi, pour chaque collaborateur impacté, le manager indique :

  • Le % de chômage partiel
  • La date de début
  • La date de fin présumée
  • Le nombre d’heures concernées spécifiquement sur mars (avril viendra ensuite)
  • La raison de la mise en chômage partiel
  • L’espoir de sortie de chômage partiel suivant le contexte

La personne en charge de la paye prendra ensuite la main sur ces lignes pour :

  • Transmettre les informations à la Direccte pour la demande
  • Suivre et stocker les accusés de réception de la Direccte
  • Etablir les fiches de paies en conséquence

L’ensemble des mesures à prendre dans un contexte de crise, l’organisation de ces mesures, salarié par salarié, est un véritable enjeu, ainsi que le suivi qui sera un peu spécifique dans ce contexte.

La confidentialité des informations ajoute un élément supplémentaire de valeur ajoutée pour l’outil RowShare qui permet de limiter le partage des informations aux bonnes personnes.

Au vu des nombreux sujets à gérer avec cette crise, j’avoue m’estimer chanceux de pouvoir me reposer sur l’outil collaboratif de ma filiale pour être efficace et pouvoir déléguer en toute sérénité !