Alors que nous sommes désormais confinés depuis deux semaines et que le gouvernement a annoncé la prolongation pour au moins deux semaines supplémentaires, chaque entreprise doit continuer de s’organiser au mieux. Si certaines équipes ou certains services sont mis en chômage partiel, cela n’empêche pas l’entreprise de devoir poursuivre un nombre important de tâches, parfois même de manière accrue, en particulier en ce qui concerne la gestion administrative de toutes ces conséquences.

Citons évidemment la réorganisation du travail et la réaffectation des équipes comme je l’exposais dans mon premier article et ses exemples des tableaux RowShare notamment. Mais il y a bien d’autres sujets qu’il convient de continuer de gérer :

• Ajuster les contrats avec les clients pour lesquels les situations sont variées
• Gérer à distance les paiements des fournisseurs et les contrats associés
• Recouvrer les créances sur des clients parfois eux-mêmes désorganisés
• Re-planifier les événements reportés ou annulés compte-tenu des circonstances
• Échanger avec ses partenaires financiers, notamment sur les besoins spécifiques de trésorerie
• Maintenir un lien humain solide avec les équipes malgré les contraintes

Cette liste n’est pas exhaustive mais elle permet de se rappeler que l’entreprise ne peut jamais s’arrêter totalement ou se mettre en pause. Et les circonstances actuelles ont parfois conduit certaines entreprises à s’équiper dans la précipitation. Nous étions plutôt équipés correctement chez SoftFluent en matière d’outils, mais avons dû tout de même gérer certains détails comme l’accès à la comptabilité depuis son domicile pour la comptable ou, tout simplement,  l’accès au cachet de l’entreprise.

Pour le reste, Microsoft Teams est notre premier ami.

L’outil permet en particulier de :

• Organiser des visioconférences entre nos collaborateurs ou avec nos clients impliquant parfois de nombreuses personnes
• Faire en mode audio lorsque le contexte est plus adapté (et pour pouvoir rester en pyjama ?)
• Echanger des messages instantanés, que ce soit lors d’une de ses réunions ou par ailleurs
• Fonctionner par équipes pour consolider des documents (équipe de direction, équipe de management, équipe d’une fonction particulière)
• Travailler simultanément sur le même fichier avec certaines fonctions de Microsoft Office 365 et notamment grâce à l’intégration avec SharePoint

Nous avons ainsi pu collaborer en direct à trois personnes sur l’ajustement d’une proposition commerciale d’un développement de logiciel avec de nombreux paramètres incluant la complexité des écrans, le coût à prendre en compte ou encore l’évaluation de la gestion de projet et des tâches périphériques au développement mais indispensables au projet.

Une partie de nos équipes utilise également l’outil Zoom. Je ne sais pas complètement dire pourquoi, mais sur l’utilisation vidéo pure, la qualité et la fiabilité m’a semblé meilleure. N’ayant pas la prétention d’avoir mené une étude approfondie sur le sujet, je n’en tirerai pas de conclusion hâtive à la façon de votre détaillant vous expliquant les bienfaits ou les méfaits de la chloroquine. Je me contente simplement de ce commentaire purement expérimental et observé dans ma configuration.

Ceci étant précisé, deux fonctionnalités sont assez intéressantes avec Zoom :

• La notion de salle de réunion virtuelle avec un lien qui permet de s’y rendre à tout moment et de retrouver celles et ceux qui y sont.
• La fonctionnalité de fond d’image qui permet de choisir un décor avec un détourage bien fait, pour éviter de mettre le focus sur votre papier peint (surtout s’il date des années 70).

Rendez-vous au prochain épisode !