Alors que l’épidémie de Coronavirus touche désormais le monde entier et que la moitié de la population est confinée, la France a dû s’adapter très rapidement à cette situation de crise. Même si de nombreuses entreprises permettaient déjà le télétravail dans certains cas, les grèves de décembre ont contraint notamment les entreprises parisiennes à s’y mettre plus massivement, la crise sanitaire a fini de convaincre, ne serait-ce que par la contrainte, les derniers réfractaires.

La particularité d’une crise est qu’elle correspond à une situation particulière, avec un changement brutal, qui n’a pu être anticipé et pour lequel les entreprises ne sont pas préparées. Dans ces circonstances, pouvoir réagir rapidement et se réorganiser quasiment en temps réel n’est pas une mince affaire.

Chez SoftFluent, même si tous nos collaborateurs sont équipés « de base » pour télé-travailler, il a néanmoins fallu gérer rapidement cette réorganisation, car beaucoup de nos collaborateurs sont chez des clients, avec des règles administratives particulières et parfois des contraintes techniques. Beaucoup d’entre eux sont aussi parents, et certains ont des enjeux de garde de leurs enfants, avec un partage plus ou moins possible de cette garde avec leur conjoint. De fait, chaque situation est unique et rapidement évolutive dans un tel contexte.

RowShare, le logiciel édité par notre filiale SoftFluent Software a été extrêmement précieux pour notre réactivité dans ce contexte. En quelques minutes, j’ai pu mettre en place deux tableaux critiques de collecte d’information :

  1. L’un consiste en la possibilité pour les personnes éventuellement malades de remonter l’information, ou de signaler un contact proche avec des malades ou un séjour dans une zone à risque,
  2. Le second concerne l’ensemble des salariés pour vérifier leur adaptation aux contraintes brutales d’organisation.

Le premier, relativement simple à l’échelle d’une entreprise de notre taille, pouvait se faire de différentes façons sans trop d’enjeu. Vous pouvez néanmoins lire l’article sur le suivi d’une alerte sanitaire pour bien en comprendre l’idée, et la version RowShare peut être particulièrement utile dans des entreprises de taille plus importante ou ayant une forte dispersion géographique des ressources. L’intérêt de RowShare dans un tel contexte est évidemment particulièrement accru par la confidentialité de chaque ligne, l’un des différentiateurs majeurs du produit.

Le second, pour lequel nous avons aussi rédigé un article intitulé l’organisation du télétravail en période de crise, s’est avéré extrêmement utile dans notre contexte. Très honnêtement, je ne sais pas comment j’aurais fait sans RowShare. J’ai masqué les noms pour des raisons de confidentialité, mais chaque collaborateur a saisi sa situation dans le tableau collaboratif ci-dessous :

organiser le télétravail

Pour bien comprendre l’intérêt d’un tel tableau réalisé dans RowShare, il faut notamment remarquer que :

  • Chaque collaborateur saisit directement l’information qui lui est propre ce qui permet à l’entreprise et son management de récupérer les informations fiables très vite,
  • Chaque manager a accès aux lignes de ses collaborateurs ce qui permet de suivre et compléter le tableau très vite,
  • Une colonne commentaire permet un « flux de discussion » sur la situation, flux dans lequel peuvent intervenir le collaborateur, son manager et le gestionnaire de la crise (techniquement, le propriétaire du tableau), ce qui aide à faire évoluer le statut et traiter les situations,
  • La représentation en liste colorée automatiquement du statut (ici l’option de travail) permet un focus visuel immédiat sur les situations prioritaires à gérer.

C’est ainsi que j’ai pu avoir en 24h une vue extrêmement précise de la situation sur 90% des équipes, et obtenir les 10% restant dans les 24h qui ont suivi. Cela a permis un focus du management sur les situations méritant attention et nous avons ainsi initié des échanges opportuns avec les clients.

Je crois bon de préciser que SoftFluent est la maison mère de SoftFluent Software, éditeur du logiciel SaaS RowShare, pour une parfaite honnêteté, mais c’est bien le dirigeant de PME qui vous écrit cela, en tant que client de la solution logicielle !

Au prochain épisode, je vous exposerai d’autres enseignements de cette période particulière sur la bonne utilisation des outils collaboratifs en période de crise.